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Kontakte
Die Entwicklung jedes Unternehmens basiert auf einer effizienten Verwaltung der Kunden und Lieferanten. Dies bedingt eine detaillierte Adressdatenbank und eine zentrale Betreuung der Aktivitäten: Anrufe, Korrespondenz, Termine, Nachfassaktionen, Arbeiten… Das Kontakte-Modul ist das gleiche für alle Office Maker Business-Versionen, doch kann es auch unabhängig angewendet werden. Der bescheidene Preis erlaubt Ihnen in aller Ruhe einen ersten Kontakt mit Office Maker. Sie brauchen dann zum gewünschten Zeitpunkt nur noch den Aktivierungsschlüssel zu wechseln, um die anderen Module zu aktivieren.
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Ausgabe und Betreuung von Offerten
Ob Sie Artikel oder Dienstleistungen anbieten spielt keine Rolle, Sie verfügen über umfassende Bezeichnungen, die sich nach eigenem Ermessen anpassen lassen. Sie können Zwischentotale einfügen, verschiedene Varianten vorschlagen, Artikel oder freie Texte einsetzen, usw. Möchten Sie die verschiedenen Positionen Ihrer Offerte umorganisieren, erwirken Sie dies durch ein einfaches „Ziehen“, die Zwischentotale werden augenblicklich neu berechnet. Sie können die Druckformate Ihrer Dokumente so anpassen, dass sie die Identität Ihres Unternehmens widerspiegeln. Selbstverständlich werden die Offerten so organisiert, dass sich ihr aktueller Status jederzeit ablesen lässt.
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Fakturierung
Erzeugen Sie Ihre Rechnungen, indem Sie eine oder mehrere Offerten, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine umwandeln, oder erfassen Sie direkt eine neue Rechnung. Die Erstellung einer identischen Rechnung für eine Gruppe von Kunden wird in nur einer Aktion durchgeführt. Wie auch die Offerten und alle anderen für Kunden bestimmte Dokumente, lässt sich die Präsentation Ihrer Rechnungen individuell gestalten. Sie erstellen so viele Druckformate wie von Ihnen gewünscht: mit oder ohne ESR, in Form von Gebührenrechnungen, Zahlungsbelege im A5-Format, Rechnungen mit oder ohne Artikelcode, mit Kopfteil und/oder Fussteil…
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Debitorenverwaltung
Die Rechnungen können bar bezahlt werden, die Zahlungen lassen sich mittels der Aktion „Begleichen“ mit nur einem Mausklick speichern oder dank Telebanking und ESR importieren (Bank oder Post). Das Softwareprogramm bietet alles, was Sie für eine effiziente Debitorenverwaltung benötigen: parametrierbare Mahnungen, Kontoauszüge, Debitorenliste, Fälligkeitsverzeichnisse, Debitorenausgleiche…
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Statistiken
Entwicklung der monatlichen Verkäufe, mit Diagrammen, Vergleiche pro Kunde, pro Produkt, pro Kategorien. Sie verfügen über einen kompletten Katalog mit Statistiken. Ausserdem können Sie nach Belieben eigene Statistiken erstellen. Die personalisierte Ausgabe von Diagrammen und der Export in die Programme Word oder Excel sind selbstverständlich auch möglich.
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Kreditorenrechnungen
Office Maker verwaltet Ihre Einkaufs- oder Kostenrechnungen auf einfache, rapide und effiziente Art. Dank einem Lesestift lassen sich Rechnungen mit ESR automatisiert erfassen. Ausserdem präsentiert Ihnen das Softwareprogramm Fälligkeitsverzeichnisse für eine bestmöglichste Planung Ihrer Liquiditäten.
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Kreditorenzahlungen
Das Programm beinhaltet Informationen über alle Schweizer Banken, die via Telekurs regelmässig aktualisiert werden können. Sie verknüpfen dauerhaft alle Kontobezeichnungen, Zahlungstermine, ESR-Nummer, IBAN usw. Ihrer Lieferanten, damit diese Informationen automatisch auf die entsprechenden Rechnungen und Zahlungen übertragen werden. Das Softwareprogramm schlägt Ihnen die auszuführenden Zahlungen vor, ermöglicht Ihnen, die gewünschten Anpassungen durchzuführen und unternimmt die DTA- (Bank) oder EZAG-Übermittlung (Yellownet).
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Mandate
Dieses Modul ist für Dienstunternehmen bestimmt, die eine detaillierte Sicht des Ertrags jedes Geschäfts oder Projekts erstreben. Das Modul eignet sich besonders für Unternehmen in den Bereichen Kommunikation, Werbung, Baugewerbe, Treuhanddienste, Anwalts- oder Ingenieurbüros... Die Software ist äusserst reich an Analysefunktionen. Dynamische Übersichten informieren Sie über alle Aspekte des Mandats, für eine optimale Betreuung: Analysen der verrechneten oder offenen Mandate, Vergleiche zum Budget (Stunden und Franken), Aktivität pro Mitarbeiter, pro Art, pro Leistung, pro Mandat….
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Lagerverwaltung
Das Lager-Modul verwaltet Lagerbewegungen jeder Art und ermöglicht die Automatisierung der für eine gute Lagerverwaltung zuständigen Operationen-Kette. Die Kundenbestellungen erzeugen Reservationen die, falls der Lagerbestand es erlaubt, automatisch Lieferungen erzeugen. Rückstände werden selbstverständlich auch verwaltet und können ebenfalls automatisch Kundenreservierungen erzeugen. Das Softwareprogramm erstellt Inventare nach verschiedenen Methoden, meldet einen ungenügenden Lagerbestand, druckt und liest Strichcodes.
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Artikel-Bundle
Es ist möglich, einen neuen Artikel zu definieren, der aus mehreren Komponenten besteht. Das Programm verwaltet mehrstufige Bundles. Sie können auch Verbindungen zwischen den Artikeln definieren, so dass Zusatzartikel mit einem Hauptartikel vorgeschlagen werden. Diese Funktion ist auch sehr nützlich für die Berechnung verschiedener, an die Produkte gebundenen Taxen.
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Verbuchung
Erzeugen Sie im Handumdrehen Buchungen, die sich auf Verkäufe und Einkäufe beziehen, und integrieren Sie diese in Ihre Buchhaltungssoftware. Die Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und MWSt, sowohl seitens der Debitoren wie auch der Kreditoren, werden so automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst.
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Gedruckte Dokumente
Es stehen Ihnen über hundert fertige Standard-Dokumente zur Verfügung. Man kann diesen Dokumenten Listen oder Kreuztabellen hinzufügen, die sich mit Hilfe des Status-Editors erstellen lassen, angepasste Dokumentformate (Rechnungen, Offerten…), Etikettenformate anhand des Etiketteneditors, oder die via dem integrierten Textverarbeitungsmodul editierten Texte.
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Beleg-Navigator
Alle Rechnungen usw. innerhalb einer Adresskarte!
Der Reiter Verbundene Dokumente der Adresskarte zeigt sämtliche für ihn erstellten Belege: Offerten, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Lieferantenbestellungen, Rechnungen Kreditoren usw. Sie wählen, was Sie standardmässig angezeigt haben möchten, ändern den gewünschten Beleg, erstellen neue Belege, wandeln eine Offerte in eine Rechnung um und vieles mehr, ohne auch nur ein einziges Mal die Adresskarte zu verlassen. Alles ist zentralisiert und per Mausklick zugänglich.
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Auswahl
Hochentwickelte Auswahl-Tools
Office Maker lässt Ihnen völlig freie Wahl bei der Auswahl der Daten, die Sie bearbeiten möchten. Die Auswahl kann mittels eines Mausklicks auf die auszuwählenden Karten unternommen werden, via Schnellabfrage durch Erfassen von ein paar Zeichen oder auch durch Abfrage eines beliebigen Kriteriums. Möchten Sie eine Telefonliste aller Kunden in Luzern und Zug in einem Arbeitsgang ausdrucken? Nichts ist einfacher mit Office Maker!
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Suchen
Finden Sie sofort, was Sie suchen!
Sie können eine Schnellabfrage durchführen oder angepasste Multi-Suchkriterien-Formeln auf alle im Programm vorliegenden Datenfeldern erstellen und speichern, in einer Auswahl von Karten suchen, das Ergebnis einer laufenden Suche hinzufügen oder wegnehmen … Es gibt unendliche Möglichkeiten...
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Verbundene Karten
Auswahl ohne eine einzige Erfassung!
Wählen Sie zum Beispiel augenblicklich die Rechnungen für eine Gruppe von Kunden, indem Sie einfach die in Frage kommenden Adresskarten auswählen, gefolgt vom Befehl Verbundene Karten zu den Rechnungen. Diese «horizontale» Suchfunktion, einmalig und sehr leistungsfähig, lässt sich selbstverständlich im ganzen Programm anwenden: finden Sie die fakturierten Artikel ab der Datei Rechnungen, wählen Sie die Lieferanten ab den Artikeln oder wählen Sie alle Offerten für ein Artikel-Bundle aus… Sie brauchen keine Daten zu erfassen, es genügt die Verbindungen einfach mit der Maus anzuklicken oder die Tastenkombination anzuwenden!
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Serienbehandlung
Gruppe Karten in einem Arbeitsgang ändern
Der Befehl «Applizieren» ist in seiner Funktion ebenfalls einmalig und besonders wirksam wenn es darum geht, eine identische Information für eine grosse Anzahl von Karten zu ändern oder globale Verarbeitungen durchzuführen, wie die automatische Erstellung einer Serie identischer Rechnungen für eine Kundengruppe, das Hinzufügen einer Prozentangabe bei den Verkaufspreisen, für eine Artikelserie automatisch einen Lieferanten durch einen andern zu ersetzen, ein Interessengebiet mit einem Kunden zu verknüpfen oder für eine Gruppe von Ereignissen das Datum zu wechseln.
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Benutzeroberfläche
Eine gut durchdachte Ergonomie
Wie die anderen Softwareprogramme der Palette, bietet Office Maker Business eine einfache und elegante Oberfläche. Die Daten werden in geraffter Form auf Listen angezeigt. Die eingeblendeten Informationen entsprechen der Auswahl jedes Benutzers, in der von ihm gewünschten Reihenfolge. Die Befehle sind auf nur neun Buttons beschränkt. Trotz dieser sparsamen Benutzeroberfläche besitzt Office Maker eine reiche Auswahl an wahrhaft überraschenden Möglichkeiten!
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