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Das richtige Tool auswählen
Die Lohnerstellung ist die Hauptaufgabe von Office Maker Staff. Was sich jeden Monat oder gar Woche als mühsam erweisen kann, wird zu einer äusserst einfachen und völlig kontrollierten Aktivität. Viele Unternehmen erstellen Ihre Löhne noch mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms. Natürlich ist das auch weiterhin möglich, doch bietet die Anwendung eines spezifischen Programms mehrere Vorteile: Sicherheit, Rechtsordnungskonformität, Automatisierung... Und viel Zeiteinsparung am Ende einer Periode, wenn es darum geht, AHV-Abrechnungen, Lohnausweise, Quellsteuererklärungen, usw. zu erstellen. Die Grösse Ihres Unternehmens spielt dabei keine Rolle, wichtig ist, Zeit zu gewinnen und gleichzeitig die absolute Verlässlichkeit der gespeicherten Daten
zu erhalten.
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Mitarbeiter
Selbstverständlich können Sie für jeden Mitarbeiter die kompletten Adressangaben angeben, wie auch jede nützliche Informationen zur Berechnung der verschiedenen Lohnarten (monatlich, stündlich, variabel...). Ausserdem verwalten Sie die auf die Personalverwaltung bezogenen Daten wie beispielsweise die Betreuung der Karriere, Zweitadressen, Geburtstage, Ausdruck von Etiketten und Badges, interne Telefonnummern… Jede Karte enthält selbstverständlich auch alle Bankangaben, damit Zahlungen per DTA/EZAG (Telebanking) automatisiert werden können, bietet Rubriken an, die Sie dann frei definieren können, sowie einen Bereich für Hinweise.
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Lohnarten
Dank einer umfangreichen Bibliothek mit Lohnarten lässt sich jede vorkommende Lohnart abdecken. Es handelt sich dabei um feste oder variable Lohnarten. Die festen Lohnarten sind jene, die dann auf jeder Lohnabrechnung stehen: Monatslohn oder Stundenlohn, AHV- Beiträge und BVG, fixe Kosten, Arbeitgeberanteile, usw. Bei den variablen Leistungen handelt es sich um jene, die sich ändern können: Anzahl beanspruchte Ferientage, Überstunden, Reisekosten, usw. Die Leistungen, die Ihren verschiedenen Lohnarten entsprechen, werden in einem Lohnstamm zusammengefasst. Wenn Sie also die Standard-Lohnabrechnung für einen bestimmten Mitarbeiter ermitteln möchten, brauchen Sie diesem nur noch den gewünschten Lohnstamm zuzuordnen.
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Lohnabrechnungen und Abrechnungen
Ihre Arbeit beschränkt sich jeden Monat auf das Erfassen der variablen Leistungen für die betroffenen Mitarbeiter, gefolgt von einem Mausklick auf "Neue Lohnabrechnungen". So einfach geht das! Das Gleiche gilt für offizielle oder interne Abrechnungen. Das Programm bietet alle notwendigen Abrechnungen: Lohnjournal, UVG-Abrechnung, AHV-Lohnbescheinigung, Kinderzulagen, Mutterschaftsversicherung, Lohnausweis, Ferienabrechnung, Einzelheiten der Sozialbeiträge der Arbeitgeber, Einzelheiten des Bruttolohns, Quellsteuer, BVG… Mit nur einem Mausklick erzeugen Sie die gewünschte Abrechnung, ob für das ganze Personal oder für eine Auswahl von Mitarbeitern.
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Personalisierung
Staff integriert eine umfangreiche Bibliothek mit Lohnarten und rund zwanzig Abrechnungen. Es kann jedoch sein, dass Ihre Lohnverwaltung eine Personalisierung erfordert, beispielsweise in Form spezifischer Rechenregeln oder dem Anpassen der Darstellung bestimmter Abrechnungen. Eine Intervention unserer Spezialisten ermöglicht eine Parametrierung Ihres Softwareprogramms, genau abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche. Die PRO-Version ihrerseits gestattet Ihnen, bei der Parametrierung selber einzugreifen. Sie passen so das Softwareprogramm nach und nach an, gemäss der Entwicklung Ihrer Bedürfnisse hinsichtlich Berechnung und Darstellung der Löhne und Abrechnungen, Sie erstellen personalisierte Übersichtstabellen wie auch massgeschneiderte Statistiken.
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Listen und Berichte
Office Maker Staff verfügt über viele vordefinierte Listen. Ab der Standard-Version können Sie zusätzlich auch Ihre eigenen Listen nach Mass gestalten. Der integrierte Listeneditor ist besonders leistungsfähig. Tatsächlich können Sie Rubriken, Sortierungen, Zwischentotale frei auswählen, Formeln editieren, Kreuztabellen erstellen oder Diagramme, Datenexportformate... Die Lohnabrechnung lässt sich dank dem integrierten Formateditor nach Wunsch personalisieren: Auswahl des Layouts, der angewendeten Schriftart(en), Kopf- und Fussteil… Sie können so viele verschiedene Listen, Diagramme und Formate wie benötigt erstellen.
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Verbuchung
Verfügen Sie über Office Maker Finance, werden die Buchungsunterlagen automatisch übertragen werden können. Mit Office Maker Staff PRO lässt sich eine analytische Aufteilung Ihres Lohnaufwandes erstellen, ob fest, beispielsweise durch Definieren eines Beschäftigungsprozentsatzes auf mehrere Kostenstellen, oder variabel, durch Erfassen einer Kostenstelle auf die geleisteten Arbeitsstunden dieses oder jenes Projekts oder Kostenstelle für jede Periode. Selbstverständlich werden diese Informationen in die analytische Buchhaltung übertragen.
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Tabellen
Die repräsentativste Anwendung der Tabellen besteht in der automatischen Berechnung des Quellsteuer-Betrags, insbesondere für Mitarbeiter, die nicht jeden Monat den gleichen Lohn aufweisen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Ihre eigenen Tabellen zu erstellen, zum Beispiel für die Berechnung der Dienstalterszulagen, Tabellen Ihrer BVG, usw. … Die Tabellen lassen sich manuell erfassen oder können importiert werden. Sie werden insbesondere die Möglichkeit haben, offizielle, direkt für Office Maker Staff konfigurierte Tabellen zu bestellen.
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Parametrierung neuer Mitarbeiter
Ultraleichte und rapide Erfassung
Die Verknüpfung eines Lohnstamms mit einem neuen Mitarbeiter kann nicht einfacher sein: wählen Sie einen Hauptlohnstamm (pro Monat, pro Stunde, variabel...) und falls notwendig einen zusätzlichen Lohnstamm, oder eine oder mehrere individuelle Lohnarten. Mit Office Maker genügen ein paar Mausklicks, Sie vermeiden so eine mühsame und komplizierte Erfassung.
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Auswahl
Hochentwickelte Auswahl-Tools
Office Maker lässt Ihnen völlig freie Wahl bei der Auswahl der Daten, die Sie bearbeiten möchten. Die Auswahl kann mittels eines Mausklicks auf die auszuwählenden Karten unternommen werden, via Schnellabfrage durch Erfassen von ein paar Zeichen oder auch mittels Abfrage eines beliebigen Kriteriums. Möchten Sie einzig die Löhne für die Kader einer bestimmten Abteilung berechnen? Nichts ist einfacher mit Office Maker!
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Suche
Finden Sie sofort, was Sie suchen!
Sie können eine Schnellabfrage durchführen oder angepasste Multi-Suchkriterien-Formeln auf alle im Programm vorliegenden Datenfelder erstellen und speichern, in einer Auswahl von Karten suchen, das Ergebnis einer laufenden Suche hinzufügen oder wegnehmen … Es gibt unendliche Möglichkeiten...
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Verbundene Karten
Auswahl ohne eine einzige Erfassung!
Wählen Sie zum Beispiel augenblicklich die Mitarbeiter mit Stundenlohn, indem Sie die entsprechende Lohnart auswählen, gefolgt vom Befehl Verbundene Karten zu den Mitarbeitern. Diese «horizontale» Suchfunktion, einmalig und sehr leistungsfähig, lässt sich selbstverständlich im ganzen Programm anwenden: Finden Sie alle Lohnabrechnungen für eine Gruppe von Mitarbeitern, wählen Sie die Personen aus, die im betreffenden Monat Reisekosten aufweisen oder alle Mitarbeiter, die der Quellsteuer unterworfen sind…
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Serienbehandlung
Gruppe Karten in einem Arbeitsgang ändern
Der Befehl «Applizieren» ist ebenfalls eine einmalige Funktion und besonders wirksam wenn es darum geht, eine identische Information für eine grosse Anzahl von Karten zu ändern, oder um globale Verarbeitungen durchzuführen, wie die automatische Verknüpfung eines Lohnstamms mit einer Serie von Mitarbeitern, die Abteilung für eine Serie von Personen zu ändern oder einem Lohnstamm eine analytische Aufteilung zuzuordnen.
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Benutzeroberfläche
Eine gut durchdachte Ergonomie
Wie die anderen Softwareprogramme der Palette, bietet Office Maker Staff eine einfache und elegante Oberfläche. Die Daten werden in geraffter Form auf Listen angezeigt. Die eingeblendeten Informationen entsprechen der Auswahl jedes Benutzers, in der von ihm gewünschten Reihenfolge. Die Befehle sind auf nur neun Buttons beschränkt. Trotz dieser sparsamen Benutzeroberfläche, besitzt Office Maker eine reiche Auswahl an wahrhaft überraschenden Möglichkeiten!
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