Office Maker Business 7 : envoi de factures par e-mail avec texte d'accompagnement

Office Maker Business offre la possibilité d'envoyer une pièce débiteur ou créancier (offre, confirmation, bulletin de livraison, facture, note de crédit, commande) aux débiteurs ou créanciers par e-mail sous forme de fichier PDF. Dans la version 7, la pièce peut être accompagnée par une lettre modèle qui constituera le corps de l'e-mail.

Voici comment se passe la configuration et l'envoi d'une pièce :

Configuration de l'envoi d'e-mails

Dans la Maintenance du logiciel (accessible via la commande Fichier>Maintenance, puis Opérations>Configurez les comptes e-mail), configurez le logiciel afin qu'il puisse communiquer avec votre serveur d'envoi d'e-mails.

Configuration d'une lettre modèle

Dans le fichier des lettres modèles (accessible via le menu Contacts), créez une lettre modèle de type E-Mail destinée à accompagner l'envoi des pièces.

Dans le menu pop-up Fichier principal, sélectionnez le fichier des pièces concerné : Offres, Bulletins de livraison, Factures débiteurs, etc.

Le choix du fichier est essentiel si vous souhaitez insérer dans le corps du texte ou dans l'objet du mail des rubriques provenant de ces fichiers. Pour insérer ces rubriques, sélectionnez dans la barre latérale droite la section Insertion données et affichez les rubriques correspondantes. Glissez ensuite la rubrique désirée dans la zone de texte.

Créez si nécessaires d'autres versions linguistiques à l'aide du menu Langue. Les destinataires recevront ainsi un message d'accompagnement dans leur langue.

Configuration de l'envoi de pièces

Dans le fichier des pièces (par ex. les Factures débiteurs), appelez la commande d'impression, sélectionnez votre format d'impression (par ex. les Factures) et modifiez ses Options.

Cochez la case Envoyer par e-mail et éventuellement Editer le message avant envoi. Cliquez sur le libellé de la rubrique Lettre modèle pour sélectionner la lettre modèle désirée. Seules les lettres modèle de type E-Mail et avec un fichier principal compatible peuvent être sélectionnées.

Cliquez finalement sur le bouton Mémoriser.

Envoi d'une pièce par e-mail

Une fois le paramétrage terminé, l'envoi des pièces est extrêmement aisé :

Sélectionnez la ou les pièces désirées, appelez la commande d'impression, choisissez le format d'impression et cliquez sur le bouton Imprimer. Selon le paramétrage défini, le dialogue d'option et d'édition de la lettre modèle avant envoi s'affichent ou non. Une fois ces éventuels dialogues validés, Office Maker Business envoie la pièce à son destinataire par e-mail avec le texte de l'email dans le corps.

Remarques

Il est bien entendu indispensable que les fiches adresses liées aux pièces sélectionnées contiennent l'adresse e-mail du destinataire.

Procédez la première fois à un test d'envoi à votre propre adresse e-mail et répétez-le pour les éventuelles autres langues afin de vous assurer que tout s'affiche correctement à l'arrivée.